Cara Menyimpan Arsip di Lemari Arsip – Menyusun arsip dengan cara yang terorganisir sangat penting agar memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen di masa mendatang. Salah satu fungsi dari lemari arsip adalah sebagai media penyimpanan agar arsip tersebut dapat tertata lebih rapi.
Menyimpan arsip di lemari arsip bukan sekadar meletakannya di dalam lemari saja, namun, agar arsip-arsip tersebut tetap teratur dan mudah dalam mengaksesnya, maka memerlukan sistem penyusunan yang tepat. Ada banyak sistem penyusunan arsip yang bisa Anda lakukan, dengan menyesuaikan dengan kebutuhan dan jenis dari dokumen yang hendak Anda simpan tersebut. Berikut Cara Menyumpan Arsip di Lemari Arsip dengan beberapa sistem penyusunan, antara lain:
1. Penyusunan Berdasarkan Kategori atau Jenis Dokumen
Salah satu cara paling sederhana dan efektif untuk menyusun arsip adalah dengan mengelompokkan arsip berdasarkan jenis atau kategori dokumen. Misalnya, Jenis dokumen yang ingin Anda simpan adalah Dokumen Keuangan. Maka, semua arsip yang terkait dengan laporan keuangan, faktur, kwitansi, dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan keuangan, penyimpanannya dapat berada dalam satu kategori tersebut.
Baca Juga: Berapa Sih Harga Lemari Arsip Sekarang? Update 2025!
Contoh lainnya Jenis Dokumen Personalia, Kategori ini termasuk dokumen yang berkaitan dengan karyawan, seperti surat kontrak, surat pengangkatan, dan laporan kehadiran. Dengan penyusunan berdasarkan kategori, pencarian arsip menjadi lebih mudah karena kita tahu kategori mana yang harus dibuka terlebih dahulu.
2. Penyusunan Berdasarkan Tanggal atau Tahun
Penyusunan arsip berdasarkan urutan waktu juga sering digunakan, terutama untuk dokumen yang memiliki hubungan erat dengan periode tertentu. Sistem ini cocok untuk arsip yang sifatnya musiman atau berkala, seperti laporan tahunan, surat masuk dan keluar, atau dokumen proyek.
Menyusun arsip berdasarkan tahun adalah cara yang praktis untuk mengelompokkan arsip yang terkait dengan periode tertentu. Misalnya, Anda bisa menyimpan semua arsip tahun 2024 dalam satu tempat, dan begitu seterusnya. Namun, jika arsip membutuhkan penyusunan yang lebih rinci, Anda dapat mengelompokan arsip berdasarkan bulan atau kuartal, seperti laporan keuangan triwulanan atau surat-menyurat bulanan.
3. Penyusunan Berdasarkan Urutan A-Z (Abjad)
Penyusunan berdasarkan urutan abjad sangat berguna jika arsip yang akan Anda simpan memiliki banyak nama atau entitas yang harus tersusun secara alfabetis. Ini Sistem ini sangat berguna untuk dokumen yang berkaitan dengan klien, pelanggan, atau mitra bisnis. Misalnya, Arsip surat masuk dan keluar dari masing-masing klien atau perusahaan dapat Anda susun berdasarkan abjad nama klien tersebut.
Di rumah sakit atau klinik, Cara Menyimpan Arsip di Lemari Arsip seperti ini sangat sering dilakukan untuk mengelompokan nama pasien berdasarkan inisial nama. Di sisi lain, Jika arsip berkaitan dengan kontak perusahaan atau individu, menyusunnya secara alfabetis akan mempermudah pencarian berdasarkan nama.
Meskipun sistem ini sederhana, keunggulannya adalah kemudahan dalam menemukan dokumen hanya dengan mengetahui nama klien atau entitas yang terkait.
4. Penyusunan Berdasarkan Prioritas atau Tingkat Kepentingan
Untuk arsip yang memiliki tingkat prioritas atau kepentingan yang berbeda-beda, penyusunan berdasarkan prioritas sangat efektif. Misalnya, dokumen yang berkaitan dengan keputusan penting perusahaan atau dokumen hukum yang memerlukan penyimpanan yang baik, bisa Anda simpan di bagian depan lemari arsip. Sementara dokumen yang kurang penting bisa Anda tempatkan di bagian belakang lemari arsip.
Dokumen penting yang memerlukan perhatian segera atau pengawasan khusus ditempatkan di bagian paling mudah dijangkau. Sementara, Dokumen yang hanya diperlukan sesekali dapat disimpan di bagian yang lebih jarang diakses.
Sistem penyusunan ini memungkinkan untuk memisahkan arsip berdasarkan tingkat urgensi atau signifikansi, sehingga bisa menghemat waktu ketika mencari dokumen yang sangat penting.
5. Penyusunan Berdasarkan Proyek atau Departemen
Jika arsip yang disimpan terkait dengan proyek atau departemen tertentu, cara penyusunan berdasarkan proyek atau departemen ini akan memudahkan pencarian. Misalnya, setiap proyek atau divisi memiliki folder tersendiri yang berisi seluruh dokumen terkait. Dengan kata lain, setiap proyek atau departemen memiliki satu folder arsip besar yang berisi semua dokumen yang relevan, seperti proposal, laporan, dan hasil pertemuan.
Untuk lebih mempermudah Anda, Arsip dapat diberi label dengan kode proyek atau nama spesifik untuk memudahkan identifikasi.Dengan penyusunan berdasarkan proyek atau departemen, organisasi dapat menjaga keteraturan dan mempermudah pencarian dokumen terkait dengan satu proyek atau satu bagian perusahaan.
6. Penggunaan Folder atau Binder untuk Penyusunan Terstruktur
Salah satu cara praktis dalam menyusun arsip adalah dengan menggunakan folder, binder, atau map yang memiliki label. Anda juga bisa mengkombinasikan sistem ini dengan sistem pengelompokan lainnya, seperti abjad atau tahun. Selain itu, Folder juga memiliki berbagai macam warna, di mana warna ini bisa menjadi tanda untuk pengelompokan tertentu.
Misalnya, setiap kategori atau jenis dokumen bisa disimpan dalam folder tersendiri dengan warna yang berbeda, kemudian diberi label sesuai dengan kategori. Penggunaan folder atau binder memberikan kemudahan dalam pemeliharaan arsip, sehingga ketika jumlah arsip bertambah, dokumen tetap terorganisir dengan baik.
Menyusun arsip dengan cara yang benar akan sangat mempengaruhi kemudahan dalam pengelolaan dokumen dan pencarian informasi di kemudian hari. Setiap sistem penyusunan di atas memiliki kelebihan masing-masing, dan pilihan terbaik tergantung pada jenis arsip dan kebutuhan organisasi atau individu yang bersangkutan. Dengan menerapkan sistem penyusunan yang efektif, arsip dapat terjaga dengan baik, mudah ditemukan, dan selalu siap digunakan saat diperlukan.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
