Kegunaan Lemari Arsip untuk perkantoran ternyata ada banyak. Selain sebagai tempat penyimpanan dan mengorganisasi dokumen atau arsip dengan rapi dan aman, lemari arsip memiliki fungsi yang lebih dari itu. Itulah mengapa, keberadaan Lemari Arsip sangat penting untuk semua jenis perkantoran, baik yang skala kecil, menengah, maupun yang besar. Berikut adalah Kegunaan Lemari Arsip untuk perkantoran:
1. Penyimpanan Dokumen
Sesuai dengan Namanya, kegunaan utama dari lemari arsip tentunya untuk menyimpan berbagai jenis dokumen, seperti surat, laporan, kontrak, faktur, dokumen hukum, dan dokumen bisnis lainnya. Dengan menggunakan lemari arsip, dokumen dapat tersimpan dengan lebih rapi dan terorganisir sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan kembali dokumen. Menyimpan dokumen perusahaan dengan baik dan benar sangat penting untuk dilakukan setiap Perusahaan karena memiliki berbagai dampak langsung pada keberlangsungan, keamanan, dan efisiensi operasional perusahaan itu sendiri.
2. Pengorganisasian Berkas
Lemari arsip dilengkapi dengan beberapa laci atau rak yang dapat diatur untuk kategori dokumen yang berbeda. Biasanya dengan bantuan Map besar yang sudah diberi label, pengorganisasian lemari arsip memiliki sistem pengaturan berdasarkan abjad, nomor, atau tanggal, yang mempermudah pengelolaan dokumen. Pengorganisasian ini dapat mengurangi waktu untuk mencari berkas tertentu dan meningkatkan efisiensi operasional. Baik untuk keperluan administrasi sehari-hari maupun pengambilan keputusan strategis.
3. Keamanan dan Perlindungan
Kelebihan menyimpan dokumen atau arsip di Lemari arsip dari segi keamanan bisa lebih terjamin. Karena biasanya lemari arsip memiliki sistem pengunci untuk menjaga keamanan dokumen yang penting dan rahasia. Hal ini penting terutama untuk dokumen yang berkaitan dengan informasi pribadi atau perusahaan yang tidak boleh diakses oleh orang yang tidak berwenang. Bahkan sistem keamanan lemari arsip memiliki tingkatan berdasarkan jenis bahan dan teknologi pengunciannya. Semakin kuat bahan dan teknologi pengunciannya, maka dokumen semakin aman dari segala ancaman, termasuk kebakaran, banjir, hingga kriminalitas.
Baca Juga: Tutorial Mudah Cara Merakit Lemari Arsip Besi Di Rumah
4. Mengurangi Kerusakan dan Kehilangan Dokumen
Jika Anda menyimpan dokumen atau arsip Perusahaan di dalam Lemari arsip, ini akan membantu melindungi semua dokumen itu dari kerusakan akibat debu, kelembapan, bencana hingga ancaman Binatang pengerat seperti rayap atau tikus.
Risiko kehilangan dokumen tentunya akan lebih minim ketimbang menyimpan dokumen di sembarang tempat. Karena setiap manusia pasti ada kalanya lupa atau teledor. Dokumen penting yang tidak tersimpan dengan baik, memiliki risiko kehilangan atau kerusakan yang bisa menghambat jalannya operasional perusahaan. Misalnya, kehilangan kontrak yang mengikat perusahaan dengan pihak lain atau kehilangan arsip keuangan yang penting untuk audit dapat menyebabkan masalah hukum atau kerugian finansial.
5. Menjaga Kerapian Ruang Kerja
Dengan menyimpan dokumen di dalam lemari arsip, ruang kerja menjadi lebih teratur dan bebas dari tumpukan berkas yang bisa mengganggu aktivitas kerja. Ini juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih profesional dan terstruktur. Bekerja di lingkungan yang rapi dan bersih tentunya juga dapat meningkatkan mood sehingga lebih produktif.
6. Meningkatkan Profesionalisme
Penyimpanan dokumen yang rapi di dalam lemari arsip dapat menciptakan kesan profesional di lingkungan bisnis atau organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan atau individu tersebut mengutamakan keteraturan dan pengelolaan dokumen yang baik. Terutama dokumen yang berhubungan dengan bisnis, kontrak, atau perjanjian dengan klien dan mitra Perusahaan.
Dokumen yang tersimpan itu memudahkan dalam menyelesaikan sengketa atau klaim yang mungkin timbul. Selain itu juga membantu perusahaan untuk membuktikan komitmen atau kesepakatan, serta menjaga kredibilitas di mata klien, mitra bisnis, dan investor.
7. Penyimpanan Jangka Panjang
Lemari arsip juga ideal untuk menyimpan dokumen yang membutuhkan penyimpanan jangka panjang, seperti dokumen legal, arsip pajak, dan dokumen penting lainnya. Dengan menggunakan lemari arsip, dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan dengan aman dan terjaga kondisinya selama bertahun-tahun.
Menyimpan dokumen lama perusahaan juga penting untuk mempertahankan sejarah atau jejak perjalanan perusahaan. Misalnya, dokumen yang berisi laporan tahunan, pengumuman penting, dan pencapaian perusahaan bisa menjadi sumber data berharga untuk penelitian, promosi, atau analisis sejarah perusahaan.
8. Penyimpanan yang Mudah Dipindahkan
Jika terjadi sesuatu yang berhubungan dengan ruang kantor seperti kerusakan atau rencana renovasi, Lemari arsip memiliki desain dengan fitur yang memudahkan pemindahan, seperti roda atau pegangan. Fitur tersebut memudahkan untuk memindahkan lemari ke lokasi lain tanpa harus mengeluarkan isi lemari. Kalaupun lemari arsip tersebut tidak memiliki fitur tersebut, Anda tetap dapat memindahkannya dengan bantuan alat atau menariknya dengan menggunakan kain, tanpa harus repot mengeluarkan isinya.
9. Menyimpan Fisik Data Elektronik
Meskipun jaman sekarang sudah beralih pada data digital, tapi penyimpanan dokumen secara fisik tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Selain untuk penyimpanan dokumen fisik sebagai cadangan, anda juga bisa menyimpan data elektronik ke dalam CD, DVD, atau perangkat penyimpanan digital lainnya ke dalam lemari arsip. Hal ini memungkinkan untuk pengelolaan arsip dalam bentuk digital dan fisik dalam satu tempat yang sama.
10. Penyusunan Laporan dan Audit
Dokumen yang tersimpan dengan rapi mempermudah proses penyusunan laporan tahunan, audit, dan evaluasi perusahaan. Laporan keuangan dan dokumen perpajakan yang baik dan lengkap perlu melakukan audit eksternal. Ini untuk menunjukkan transparansi dan akuntabilitas kepada pemegang saham atau pihak terkait lainnya.
Itulah sepuluh kegunaan lemari arsip untuk perkantoran yang bisa menjadi acuan Anda untuk segera merapikan dokumen penting Anda ke dalam Lemari Arsip. PT Cahaya Mustika Internesia, sudah berpengalaman dalam pengadaan lemari arsip untuk berbagai instansi negeri maupun swasta. Anda bisa memilih jenis lemari arsip sesuai dengan kebutuhan Anda melalui kami. Hubungi sekarang untuk informasi lebih lanjut!
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
