Cara Penyimpanan Filling Cabinet – Perlengkapan kantor yang tidak asing lagi bagi banyak orang salah satunya adalah Filling cabinet. Sebagai Tempat Penyimpanan Dokumen, furniture ini berfungsi penting untuk menyimpan dokumen secara rapi, terorganisir, dan mudah saat mengaksesnya. Agar fungsinya maksimal dan dokumen tetap terjaga, penyimpanan filling cabinet harus dengan cara yang tepat. Berikut adalah beberapa cara penyimpanan filling cabinet yang bisa Anda terapkan di lingkungan kerja maupun rumah:
1. Penempatan Lokasi yang Tepat
Letakkan filling cabinet di area yang sering diakses oleh staf yang membutuhkan dokumen tersebut. Misalnya di dekat meja administrasi atau ruang arsip. Berbeda dengan lemari arsip pintu, filing cabinet biasanya berukuran lebih kecil sehingga, meskipun Anda meletakannya di samping meja kantor atau setiap sudut ruangan, tidak akan terlalu menganggu atau membuat ruangan terasa lebih sempit.
Karena dokumen sangat rentan terhadap kelembaban, maka Hindarilah menyimpan filling cabinet di dekat kamar mandi, dapur, aatau dinding yang mudah lembab atau mudah terkena rembesan air hujan. Selain lingkungan yang lembab, jauhkan pula dari paparan sinar matahari langsung. Karena hal tersebut bisa membuat kabinet cepat rusak dan memudarkan tulisan pada dokumen.
2. Pemberian Label yang Jelas
Saat menyimpan dokumen atau arsip di dalam filing cabinet, sebaiknya lakukan pemberian label terlebih dahulu pada setiap dokumen yang ingin Anda simpan. Cara ini akan sangat membantu Anda dalam mengidentifikasi dokumen suatu saat nanti ketika membutuhkannya.
Baca Juga: Apa Fungsi Filling Cabinet? 5 Poin sebagai Tempat Penyimpanan Paling Efisien
Label dalam penyimpanan dokumen bisa berdasarkan abjad, tanggal, jenis dokumen, atau divisi terkait. Saat membuat label pastikan tulisannya Jelas dan mudah terbaca oleh siapapun. Pilih font yang jelas, seperti Arial atau Times New Roman, dengan ukuran yang cukup besar. Gunakan warna kontras antara teks dan latar belakang label agar mudah terlihat bahkan dari kejauhan. Misalnya, teks hitam pada latar belakang putih. Selain itu, hindari pula penggunaan huruf kecil atau terlalu banyak informasi pada label agar tidak membingungkan.
3. Pengelompokan Dokumen
Dokumen-dokumen yang sudah memiliki label, kemudian dikelompokan berdasarkan kategori, seperti administrasi umum, keuangan, kepegawaian, dan legalitas. Anda bisa menggunakan map berwarna, atu folder khusus untuk menandai setiap kategori tersebut. Map juga berfungsi untuk melindungi dokumen agar dokumen tidak langsung bersentuhan dengan permukaan logam laci.
4. Penyusunan Dokumen Di Dalam Laci
Setelah mengelompokan dokumen berdasarkan kategorinya, hal yang harus Anda lakukan adalah menyusunnya ke dalam laci filing cabinet. Sebaiknya Map atau folder yang Anda gunakan memiliki ukuran yang sama sehingga saat penyusunan bisa lebih tertata dengan rapi. Jika ada dokumen yang terdiri dari beberapa lembar dan tidak memiliki map khusus, pastikan untuk menstapler atau mengikatnya agar tidak tercecer.
Mulailah menyusun setiap folder tersebut berurutan. Jika menggunakan sistem abjad atau numerik, susun folder dari depan ke belakang berdasarkan urutan yang telah ditentukan. Anda juga bisa menyusunnya berdasarkan keurgensiannya. Letakan dokumen yang akan sering diakses di bagian depan susunan, dan dokumen yang tidak terlalu sering diakses pada bagian belakang. Pastikan Anda menyusunnya dengan rapi agar folder atau map tidak terlipat atau rusak saat ditarik.
Menggunakan dividers atau pemisah di dalam laci untuk membagi ruang antara kategori yang berbeda juga bisa Anda lakukan agar Anda lebih mudah untuk mengakses dokumen nantinya.
5. Beri Silica Gel
Untuk menghindari risiko kerusakan akibat kelembaban yang berlebih di dalam filing cabinet. Anda bisa menambahkan Silica Gel di setiap masing-masing laci. Silica Gel berfungsi untuk menyerap kelembapan (desikator) sehingga dapat mencegah kertas menjadi lembap, berjamur, dan berbau apek. Jika lingkungan Anda memiliki banyak ancaman hewan atau serangga penganggu, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menambahkan kapur barus di dalamnya. Hanya saja bau menyengat dari kapur baru mungkin dapat meresap ke kertas dan dokumen, yang jika dibiarkan dalam waktu yang lama, berisiko terjadi kerusakan pada kertas.
6. Keamanan Dokumen
Keamanan dokumen adalah hal utama yang patut anda perhatikan. Saat ini sudah banyak di pasaran filing cabinet yang memiliki sistem penguncian untuk setiap lacinya. Hal ini tentunya untuk memberikan keamanan untuk semua dokumen dari pengaksesan ilegal. Sebaiknya pisahkan dokumen-dokumen yang bersifat sangat penting, seperti kontrak, surat berharga, Ijazah, Sertifikat, Buku Tabungan, dan data keuangan di filing cabinet yang memiliki proteksi lebih ekstra. Misalnya filing cabinet anti api atau bahkan brankas.
7. Perhatikan Kapasitas dan Beban Maksimal
Saat melakukan menyususnan dokumen, jangan pernah menyimpan hingga melebihi kapasitas laci. Setiap laci memiliki batas beban maksimum. Laci yang terlalu penuh berisiko macet atau bahkan rusak. Distribusikan beban secara merata antar laci untuk menjaga keseimbangan kabinet dan menghindari risiko terbalik saat ditarik.
8. Pemusnahan Dokumen Kadaluarsa
Jika Anda memiliki terlalu banyak dokumen dengan ruang penyimpanan yang terbatas. Anda bisa memindahkan Sebagian dokumen ke dalam bentuk digital. Sementara Dokumen yang sudah tidak terpakai dan melewati masa simpan sebaiknya dimusnahkan (shredding) untuk menjaga kerahasiaan informasi. Lakukan evaluasi arsip secara berkala, misalnya setiap 6 bulan atau 1 tahun.
Dengan menerapkan cara penyimpanan filling cabinet secara tepat, tidak hanya efisiensi kerja meningkat, tetapi juga keamanan dan keawetan dokumen dapat terjaga. Pemeliharaan yang baik juga memperpanjang usia pakai filling cabinet itu sendiri.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
