Cara Penggunaan Filling Cabinet – Filling cabinet atau laci arsip adalah perabotan yang memiliki desain khusus untuk menyimpan dan mengorganisir berbagai dokumen atau berkas dengan cara yang rapi dan terstruktur. Penggunaannya sangat penting, terutama di lingkungan kantor atau rumah, untuk memastikan pengaksesan dokumen dapat dengan mudah dan terlindungi dengan baik. Berikut adalah beberapa cara penggunaan filling cabinet agar pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien.
1. Pahami Jenis Filing Cabinet
Sebelum menggunakan filling cabinet, penting untuk mengetahui jenis dan fitur dari lemari arsip yang akan Anda gunakan. Mengetahui jenis lemari arsip yang Anda gunakan akan membantu dalam menyusun dokumen dengan lebih efisien. Umumnya, filling cabinet tersedia dalam beberapa model, di antaranya:
- Laci Susun Vertikal: Memiliki laci yang bersusun beberapa Tingkat dengan ruang laci cenderung berbentuk vertikal. Ini cocok untuk menyimpan dokumen dalam format A4 atau folio.
- Laci Susun Horizontal: Laci yang bentuknya memanjang horizontal. Laci cenderung lebih Panjang dan ceper dari laci biasanya. Idealnya untuk menyimpan dokumen dengan ukuran besar atau dokumen yang lebih banyak penggunaannya.
2. Pilih Sistem Pengurutan dan Pelabelan yang Tepat
Ada beberapa metode pengurutan dokumen yang bisa Anda terapkan dalam filling cabinet. Dalam artikel kami sebelumnya, sudah dijelaskan bagaimana cara penyimpanan dokumen di filing cabinet dengan efektif. Bisa berdasarkan Abjad, Tanggal, Tahun, Kategori, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Tips Cara Penyimpanan Filling Cabinet yang Efektif dan Aman
Pilihlah sistem yang sesuai dengan jenis dan frekuensi penggunaan dokumen di tempat Anda bekerja. Kombinasi beberapa sistem pengurutan bisa juga Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi. Agar pencarian dokumen lebih mudah, beri label atau indeks yang jelas pada setiap laci atau map dalam filling cabinet.
3. Jaga Kerapihan dan Kebersihan Filing Cabinet
Filling cabinet yang berantakan akan mempersulit Anda dalam mencari dokumen. Untuk menjaga agar lemari arsip tetap teratur Anda perlu melakukan penyusunan dan menyortir ulang secara ruting dokumen-dokumen tersebut, terutama dokumen yang paling sering Anda pakai.
Pastikan untuk selalu menyusun kembali dokumen setelah pemakaian. Jangan biarkan berkas tertumpuk tanpa ditempatkan pada tempat yang tepat. Semakin Anda menumpuknya, maka semakin malas Anda merapikannya Kembali.
Buang Dokumen yang Tidak Diperlukan lagi dengan cara melakukan penyaringan secara berkala terhadap dokumen yang sudah kadaluwarsa atau rusak. Hal ini akan mengurangi kelebihan arsip yang hanya akan memakan tempat. Selama Anda melakukan penyortiran, bersihkan juga lemari arsipnya, agar tidak terakumulasi debu yang bisa merusak dokumen penting.
4. Penyimpanan Aman untuk Dokumen Penting
Jika Anda memiliki dokumen yang sangat penting atau sensitif, pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman. Filing cabinet dengan sistem penguncian atau laci yang dapat dikunci akan melindungi dokumen penting dari akses ilegal.
Selain itu, Anda juga harus melindungi dokumen dari kerusakan fisik, dengan menggunakan map plastik atau folder yang dapat melindungi dokumen tersebut dari air atau robekan.
5. Digitalisasi Dokumen
Selain menggunakan filling cabinet fisik, digitalisasi dokumen juga bisa menjadi pilihan. Ini akan mengurangi kebutuhan ruang fisik dan memudahkan pencarian dokumen. Anda bisa memindai dokumen penting dan menyimpannya dalam format digital di komputer atau cloud storage. Pastikan untuk mengelola file digital dengan sistem pengurutan yang sama seperti pada filing cabinet fisik.
cara penggunaan filling cabinet yang tepat dapat membantu Anda mengelola dan menyimpan dokumen dengan cara yang lebih terorganisir dan efisien. Anda bukan hanya harus menjaga keamanan dokumen tapi juga filing cabinet dari kerusakan dan kotoran, dengan cara perawatan yang rutin.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
