Kebutuhan penyimpanan arsip dalam jumlah besar sering menjadi tantangan bagi perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, rumah sakit, perpustakaan, maupun organisasi lainnya. Penggunaan lemari arsip konvensional memang dapat membantu mengelompokkan dokumen, tetapi membutuhkan ruang lorong permanen di antara setiap lemari dan mempersiapkan banyak perangkat.
Salah satu solusi jitu mengatasi masalah penyimpanan arsip dalam jumlah besar adalah menggunakan Mobile File Manual merek ALBA. Ini adalah perangkat lemari arsip dengan sistem rel sehingga unit dapat bergeser untuk membuka akses menuju rak tertentu.
Apa Itu Mobile File ALBA?
Mobile File ALBA adalah sistem penyimpanan arsip berbentuk lemari dengan rel yang dapat bergerak secara horizontal. Sistem ini bukan hanya meningkatkan kapasitas penyimpanan tapi juga sekaligus mengoptimalkan penggunaan ruang.
Mobile File juga juga kita kenal dengan beberapa istilah lain, seperti mobile shelving, compact storage, lemari arsip geser, lemari arsip dorong, dan Roll-O-Pack.
ALBA menyediakan sistem Mobile File dengan beberapa pilihan mekanisme penggerak. Salah satunya adalah tipe manual yang mengandalkan tenaga pengguna untuk menggeser unit melalui handel atau mekanisme penggerak yang tersedia.
Konsep penyimpanan ini memungkinkan lemari menjadi lebih rapat ketimbang rak arsip statis. Ketika ingin mengambil dokumen, pengguna cukup membuka satu lorong akses pada posisi yang mereka perlukan.
Cara Kerja Mobile File Manual
Mobile File Manual ALBA bekerja menggunakan sistem rel yang terpasang pada lantai. Lemari berda di atas rel tersebut sehingga dapat bergeser ke arah tertentu. Saat sedang tidak keperluan, pengguna dapat merapatkan unit untuk mengurangi ruang kosong. Ketika pengguna membutuhkan arsip dari salah satu unit, cukup dengan menggesar lemari hingga membentuk lorong akses lalu mengembalikannya ke posisi semula setelah selesai. Karena menggunakan tenaga pengguna, sistem manual tidak memerlukan motor listrik sebagai penggerak utama.
Meski pengoperasiannya relatif sederhana, pengguna tetap harus memperhatikan kapasitas muatan, kondisi rel, serta memastikan tidak ada orang atau benda yang berada di jalur pergerakan unit.
Kelebihan Mobile File Manual ALBA
1. Menghemat Ruang
Salah satu keunggulan utama Mobile File adalah kemampuannya mengurangi kebutuhan lorong permanen. Dengan demikian, area yang biasanya menjadi ruang kosong di antara rak statis dapat bermanfaat untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan.
2. Kapasitas Penyimpanan Besar
Mobile File ALBA tersedia dalam beberapa konfigurasi kapasitas. Model yang tersedia antara lain memiliki sekitar 20, 30, 40, 50 hingga 100 kompartemen. Kapasitas tersebut memungkinkan sistem menyesuaikan kebutuhan arsip mulai dari skala kecil hingga penyimpanan dokumen dalam jumlah besar.
3. Arsip Lebih Terorganisir
Kompartemen yang tersedia dapat terbagi berdasarkan kategori tertentu. Misalnya, satu bagian untuk arsip tahun 2025, bagian lain untuk tahun 2026, sedangkan kompartemen lainnya untuk dokumen keuangan atau legal. Penggunaan label, kode rak, dan sistem indeks yang konsisten juga dapat membantu mempercepat proses pencarian arsip.
4. Tidak Selalu Membutuhkan Listrik
Tipe manual tidak menggunakan motor listrik sebagai penggeraknya. Artinya, sistem tidak memerlukan panel kontrol, sensor elektrik, atau jaringan listrik khusus untuk menggerakkan lemari. Hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi ruang arsip yang menginginkan sistem mekanis dengan infrastruktur yang relatif sederhana.
5. Meningkatkan Keamanan Arsip
Mobile File juga tersedia sistem penguncian atau dapat terkonfigurasi agar unit berada dalam kondisi tertutup ketika sedang tidak ada yang menggunakannya. Namun, jenis kunci dan fitur keamanan dapat berbeda antara model atau konfigurasi. Karena itu, sebaiknya konfirmasi fitur penguncian secara tertulis dalam quotation sebelum pembelian.
Perencanaan Ukuran Ruangan
Sebelum membeli Mobile File, lakukan pengukuran ruangan secara menyeluruh. Jangan hanya mengukur panjang dan lebar tapi beberapa hal berikut:
- Panjang dan lebar ruangan.
- Tinggi bersih dari lantai hingga plafon.
- Posisi pintu dan arah bukaan pintu.
- Posisi kolom bangunan.
- Jalur listrik, data, sprinkler, dan AC.
- Kondisi kerataan lantai.
- Akses masuk barang menuju lokasi.
- Lebar pintu dan lift.
- Ruang untuk lorong aktif.
- Jarak aman dari dinding dan plafon.
Perencanaan juga harus mempertimbangkan ruang untuk pengguna berdiri, menarik map, membawa kardus, melakukan pemeliharaan, serta akses evakuasi.
Baca Juga: Persiapan Wajib Sebelum Memasang Roll O Pack 60 Compartment
Contoh Perhitungan Kapasitas Beban
Sebagai contoh sederhana, misalnya sebuah konfigurasi memiliki 30 rak dengan kapasitas teoritis 80 kg per rak. Jadi, perhitungannya:
30 × 80 kg = 2.400 kg
Artinya, kapasitas teoritis seluruh rak mencapai sekitar 2,4 ton. Namun, angka tersebut belum memperhitungkan berat rangka lemari, rak, rel, roda, serta aksesori lainnya. Oleh karena itu, beban total yang akan lantai terima dapat lebih besar dari 2,4 ton.
Perhitungan sederhana ini sangat penting bahkan bisa menjadi dasar untuk menentukan keamanan struktur bangunan. Konfirmasikan kapasitas lantai dan distribusi beban kepada vendor bahkan tenaga ahli struktur bangunan jika perlu.
Perawatan Mobile File Manual ALBA
Perawatan rutin tentunya merupakan hal yang tidak boleh terabaikan begitu saja. Sistem akan tetap bergerak dengan lancar dan komponen tidak cepat mengalami keausan jika mendapatkan perwatan secara rutin. Anda bisa melakukan perawatan dengan skema berikut:
1. Pemeriksaan Harian atau Mingguan
Pengguna dapat melakukan pemeriksaan sederhana seperti:
- Memastikan lorong dan rel tidak tertutup barang.
- Tidak memaksa handel apabila rak terasa macet.
- Memastikan beban tidak melebihi kapasitas.
- Memeriksa apakah terdapat kemiringan atau perubahan posisi pada rak.
2. Pemeriksaan Bulanan
Pemeriksaan bulanan dapat mencakup:
- Membersihkan rel dari debu, kertas, dan benda kecil.
- Memeriksa roda dan bearing.
- Memeriksa baut serta sambungan.
- Memeriksa handel atau handwheel.
- Menguji sistem pengunci.
- Memastikan label rak masih terbaca.
3. Pemeriksaan Berkala
Untuk pemeliharaan yang lebih menyeluruh:
- Lumasi komponen sesuai rekomendasi vendor.
- Periksa keausan roda dan bearing.
- Periksa kelurusan rel.
- Kencangkan baut yang longgar.
- Periksa kemungkinan munculnya karat.
- Periksa sistem setelah ruangan mengalami renovasi.
- Lakukan pemeriksaan apabila lantai pernah terkena air.
Hindari memberikan pelumas secara berlebihan pada rel jika jenis sistem tidak cocok untuk menggunakan pelumas. Pelumas yang terlalu banyak dapat menangkap debu dan kotoran sehingga justru menghambat pergerakan.
Rekomendasi Pemilihan Model
Pemilihan model sebaiknya berdasarkan volume arsip, luas ruangan, frekuensi akses, dan kapasitas penyimpanan yang anda butuhkan.
- ALBA MF 4-22, bisa untuk kebutuhan arsip kantor yang relatif kecil atau sebagai sistem penyimpanan awal.
- ALBA MF 6-22 atau MF 8-22, untuk kebutuhan penyimpanan menengah, misalnya pada kantor, sekolah, klinik, atau perpustakaan.
- ALBA MF 10-22, pertimbangkan ketika harus menyimpan arsip dengan volume lebih besar.
- ALBA MF 10-22 W2000, untuk kebutuhan penyimpanan arsip dalam jumlah sangat besar dengan keterbatasan ruang.
Pemilihan akhir tetap perlu berdasarkan pada spesifikasi teknis dan kondisi lokasi pemasangan. Untuk pengadaan, gunakan gambar kerja, spesifikasi teknis, dan quotation resmi dari ALBA atau distributor sebagai dokumen acuan. Dengan cara tersebut, pembeli dapat memastikan bahwa kapasitas, ukuran, material, fitur penguncian, instalasi, dan biaya benar-benar sesuai dengan kebutuhan ruang arsip.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. Penjernihan II No.7
Bend. Hilir, Kecamatan Tanah Abang
Kota Jakarta Pusat
DKI Jakarta 10210
Admin : +62 811-3791-1115
