Mobile Filling System atau Mobile File merupakan sistem penyimpanan arsip yang menggunakan lemari bergerak di atas rel. Sistem ini untuk memaksimalkan penggunaan ruang sekaligus memudahkan pengelolaan dokumen. Karena setiap unit lemari bergerak dan penanggung seluruh beban adalah roda serta rel, maka proses instalasinya perlu secara terukur.
Pemasangan Mobile File sebaiknya mengikuti gambar kerja, layout ruangan, serta spesifikasi yang produsen atau vendor berikan. Secara umum, prosedur instalasi dapat terbagi menjadi beberapa tahap, antara lain:
1. Persiapan Instalasi
Sebelum memulai pemasangan, periksa kondisi ruangan dan komponen sistem terlebih dahulu. Tahap ini bertujuan mencegah kesalahan pemasangan yang dapat memengaruhi posisi dan kinerja seluruh rangkaian Mobile File. Beberapa hal yang perlu anda pastikan meliputi:
- Verifikasi gambar layout dan konfigurasi Mobile File.
- Pastikan ukuran ruangan sesuai dengan gambar kerja.
- Periksa kerataan dan kekuatan lantai.
- Pastikan jalur pengiriman unit menuju lokasi instalasi tersedia.
- Kosongkan area yang akan digunakan.
- Tandai posisi rel dan batas keseluruhan sistem.
- Pastikan titik instalasi tidak terganggu oleh pintu, kolom bangunan, atau instalasi lain.
Kondisi lantai perlu mendapat perhatian khusus karena rel harus terpasang pada permukaan yang sesuai. Oleh karena itu, jika terdapat ketidakrataan lantai yang melebihi toleransi sistem, vendor mungkin perlu melakukan penyesuaian atau pekerjaan tambahan sebelum pemasangan.
2. Checklist Saat Meminta Penawaran
Sebelum membeli Mobile Filling System, informasi teknis dan biaya instalasi sebaiknya tercantum secara jelas dalam quotation. Hal ini membantu pengguna mengetahui spesifikasi produk sekaligus menghindari biaya tambahan di luar perkiraan sebelumnya. Beberapa informasi yang perlu pemeriksaan detail antara lain tipe dan kode model. Perhatikan pula jumlah kompartemen, ukuran keseluruhan sistem, ukuran setiap unit, hingga ketebalan plat badan dan rak.
Selain itu, jangan abaikan informasi terkait kapasitas beban setiap rak, jenis rel dan roda, tipe penggerak dan jenis kuncinya. Sementara itu, hal lainnya adalah:
- Warna finishing.
- Gambar layout.
- Biaya pengiriman.
- Biaya instalasi.
- Biaya penyesuaian lantai jika memang perlu.
- Garansi produk.
- Garansi instalasi.
- Estimasi waktu produksi.
- Syarat pembayaran.
- Status PPN dalam harga.
- Biaya pemindahan arsip.
- Biaya penataan ulang arsip setelah instalasi.
Kelengkapan informasi tersebut penting karena harga Mobile File tidak hanya dari jumlah lemari. Selain itu, konfigurasi ruangan, panjang rel, kapasitas penyimpanan, sistem penggerak, serta kebutuhan pekerjaan tambahan juga dapat memengaruhi keseluruhan biaya.
3. Pemasangan Rel
Rel merupakan salah satu bagian terpenting dalam Mobile Filling System karena roda lemari bergerak di atas komponen tersebut. Selain menjadi jalur pergerakan, sistem rel juga menerima dan meneruskan beban dari lemari beserta arsip ke lantai. Secara umum, proses pemasangan rel meliputi:
- Menempatkan rel sesuai gambar kerja.
- Memastikan jarak antar rel konsisten.
- Meratakan posisi rel.
- Memasang baut atau anchor sesuai jenis lantai.
- Memeriksa celah dan sambungan antar bagian rel.
- Memastikan rel terpasang kuat dan tidak bergeser.
- Memastikan tidak terdapat bagian rel yang dapat menghambat pergerakan roda.
Ketepatan posisi rel sangat penting. Jika jarak atau ketinggian rel tidak sesuai, roda dapat menerima beban secara tidak merata. Kondisi tersebut dapat menyebabkan lemari terasa berat saat bergerak, tidak berjalan lurus, atau mengalami gesekan yang berlebihan.
Baca Juga: Mobile File Manual Merek ALBA: Solusi Penyimpanan Arsip Hemat Ruang
4. Pemasangan Lemari Mobile File
Setelah sistem rel terpasang dan siap, tahap berikutnya adalah merakit serta menempatkan lemari Mobile File sesuai konfigurasi yang benar. Pekerjaannya dapat meliputi:
- Memasang rangka dan panel sesuai urutan.
- Memasang roda pada posisi yang benar.
- Menempatkan roda pada rel.
- Memasang rak internal.
- Mengatur ketinggian rak.
- Memasang handel atau mekanisme penggerak.
- Memasang stopper dan pengaman gerakan.
- Memasang sistem penguncian.
- Memeriksa keselarasan setiap unit.
Pada tahap ini, setiap komponen perlu pemasangan sesuai petunjuk produsen. Jangan mengubah posisi komponen struktural atau mekanisme penggerak tanpa persetujuan teknis dari vendor karena perubahan tersebut dapat memengaruhi keamanan dan kinerja sistem.
5. Pengaturan Rak dan Komponen Internal
Setelah lemari berada pada posisinya, bagian internal perlu penyesuaian dengan kebutuhan penyimpanan arsip. Pengaturan rak sebaiknya mempertimbangkan jenis, ukuran, dan berat dokumen yang tersimpan. Hal yang dapat anda lakukan antara lain:
- Menentukan ketinggian masing-masing rak.
- Memastikan rak terpasang pada dudukan dengan benar.
- Menyesuaikan jarak antar-rak dengan ukuran dokumen.
- Memastikan beban tidak melebihi kapasitas rak.
- Menempatkan aksesori penyimpanan sesuai rancangan konfigurasi.
Sebaiknya melakukan penataan ini sebelum memasukan arsip dalam jumlah besar agar sistem dapat teruji terlebih dahulu dalam kondisi kosong dan berbeban ringan.
6. Pengujian dan Commissioning
Tahap terakhir adalah pengujian untuk memastikan Mobile Filling System dapat berjalan secara normal dan aman. Lakukan pengujian secara bertahap sebelum menggunakan sistem secara penuh. Beberapa pemeriksaan meliputi:
- Menggeser setiap unit tanpa beban.
- Menguji pergerakan dengan beban secara bertahap.
- Memeriksa suara atau gesekan yang tidak normal.
- Memastikan tidak ada gerakan yang tersendat.
- Memeriksa kemiringan lemari dan rak.
- Menguji sistem penguncian.
- Memastikan stopper bekerja dengan baik.
- Memastikan jarak antar unit tetap aman saat menggerakan lemari.
- Memeriksa kembali kekencangan komponen.
- Mencatat hasil commissioning.
Lakukan pengujian pada seluruh unit, bukan hanya pada satu lemari sebagai sampel. Setiap unit harus dapat bergerak sesuai mekanisme dan tidak menunjukkan gejala seperti macet, miring, atau bergesekan secara berlebihan.
7. Penataan Arsip Setelah Instalasi
Setelah Mobile File berfungsi dengan baik, anda dapat mulai memindahkan arsip ke dalam sistem. Sebaiknya lakukan penempatan arsip secara teratur dan memperhatikan kapasitas masing-masing rak.
Sementara itu, letakan arsip yang berat sesuai rekomendasi kapasitas rak dan distribusi beban dari produsen. Hindari memberikan beban berlebihan pada satu bagian, karena dapat memengaruhi keseimbangan sistem.
Selain itu, jangan lupa juga untuk memberi kode atau label pada setiap kompartemen untuk mempermudah pencarian dokumen. Dengan demikian, fungsi Mobile Filling System tidak hanya sebagai tempat penyimpanan, tetapi juga membantu membuat pengelolaan arsip menjadi lebih terorganisasi.
Jadi, itulah langkah-langkah penting yang perlu anda perhatikan saat ingin menginstalasi mobile filling system. Untuk memastikan hasil instalasi sesuai spesifikasi, seluruh proses pemasangan sebaiknya dilakukan oleh teknisi atau vendor yang memahami produk dan mengikuti gambar kerja serta petunjuk produsen.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. Penjernihan II No.7
Bend. Hilir, Kecamatan Tanah Abang
Kota Jakarta Pusat
DKI Jakarta 10210
Admin : +62 811-3791-1115
