Cara Menggunakan Lemari Arsip Yang Tepat – Lemari arsip adalah salah satu perabot penting dalam lingkungan kerja atau perkantoran untuk menyimpan berbagai dokumen atau arsip penting agar tetap tertata rapi, mempermudah pencarian, dan aman. Penggunaan lemari arsip yang tepat sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja serta keamanan informasi. Berikut adalah tips cara menggunakan lemari arsip yang tepat dalam penyimpanan dokumen.
1. Kelompokkan Arsip Berdasarkan Kategori
Dalam penggunaan lemari arsip, langkah pertamanya adalah mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis atau kategori. Misalnya, Menyimpan dokumen keuangan seperti kwitansi dan laporan keuangan dalam satu bagian, sedangkan dokumen legal seperti kontrak atau perjanjian di bagian lain. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pencarian dokumen saat sewaktu-waktu Anda membutuhkannya.
2. Gunakan Label yang Jelas dan Konsisten
Sebaiknya memasukkan setiap dokumen ke dalam map atau folder. Beri label yang jelas, baik berupa tulisan tangan yang rapi atau label cetak. Label bisa berupa judul, kode arsip atau bahkan keterangan waktu secara teratur. Selain itu, penggunaan warna yang berbeda pada map bisa menjadi indikator visual untuk mempercepat identifikasi kategori dokumen karena dapat mengingatkan Anda di mana dokumen itu berada.
Baca Juga: Kegunaan Lemari Arsip Untuk Perkantoran
3. Susun Berdasarkan Kronologis atau Abjad
Penyusunan dokumen di dalam lemari arsip juga sebaiknya mengikuti urutan kronologis atau abjad. Contohnya, Menyusun laporan berdasarkan bulan atau tahun terbit, sedangkan Anda juga bisa mengurutkan file klien berdasarkan nama Perusahaan atau abjad kostumer. Ini memudahkan proses pencarian serta pelacakan informasi, apalagi jika dokumen berjumlah sangat banyak.
4. Rutin Merapikan dan Menyortir
Agar lemari arsip tetap tertata, penting untuk melakukan perapian secara berkala, seperti setiap beberapa bulan atau setahun sekali. Anda bisa memindahkan dokumen yang sudah tidak aktif atau tidak terpakai lagi ke tempat penyimpanan terpisah atau bahkan memusnahkannya sesuai aturan yang berlaku. Ini juga untuk menghindari penumpukan dokumen yang terlalu banyak dan meminimalisir terjadinya dokumen ganda.
5. Gunakan Lemari Arsip Sesuai Kapasitas
Menjaga Lemari arsip dari risiko kerusakan fisik juga sangat penting. Jangan menyimpan dokumen terlalu banyak dan berat, melebihi kemampuan ambaran atau rak dari lemari tersebut. Jangan pula memaksakan map tersusun dengan berdesakan atau tidak sesuai dengan ukuran lemari. Ini akan memperbesar risiko lemari dan dokumen menjadi rusak dan sulit dicari.
6. Lindungi dari Kelembapan dan Serangga
Dokumen sebaiknya disimpan di tempat yang kering dan tidak lembap. Penggunaan kamper atau silica gel dapat membantu mencegah tumbuhnya jamur, dan kerusakan akibat seranggam terutama lemari arsip berbahan kayu. Pastikan sirkulasi udara tempat lemari arsip berada lancar.
7. Jaga Keamanan dan Kerahasiaan
Dokumen-dokumen yang bersifat penting atau rahasia, sebaiknya disimpan di dalam lemari yang dilengkapi dengan kunci pengaman, dan aksesnya dibatasi hanya untuk pihak tertentu saja.
8. Lakukan Pembersihan Secara Rutin
Meskipun tersimpan di dalam lemari, dokumen yang ada di dalamnya belum tentu luput dari debu yang menempel. Lakukan pembersihan lemari arsip secara rutin. Bersihkan bagian luar dan dalam lemari dengan lap lembut seperti micro fiber.
Menggunakan Lemari Arsip harusnya disesuaikan dengan kebutuhan atau kondisi Perusahaan Anda. Semakin banyak Perusahaan Anda memiliki dokumen, semakin banyak pula Anda membutuhkan lemari arsip, untuk mempermudah pengelompokannya. Lemari Arsip dengan segala ukuran dan model, bisa Anda beli di PT Cahaya Mustika Internesia. Dengan membeli di sini, banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan termasuk layanan perakitan (syarat dan ketentuan berlaku).
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
