Cara Merawat Filling Cabinet – Filing cabinet atau lemari laci arsip merupakan salah satu perlengkapan penting dalam dunia perkantoran maupun ruang kerja di rumah. Lemari Laci ini berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting agar tetap rapi, mudah dalam mencarinya, dan terlindungi dari kerusakan. Karena fungsinya yang vital, perawatan filing cabinet menjadi hal yang tidak bisa anda abaikan. Perawatan yang tepat tidak hanya memperpanjang umur pakai lemari, tetapi juga menjaga kondisi dokumen agar tetap aman dan baik. Lalu, bagaimana Cara Merawat Filling Cabinet yang tepat ada awet dan tahan lama? Berikut penjelasannya:
1. Menjaga Kebersihan Secara Rutin
Langkah paling dasar dalam merawat filing cabinet adalah dengan menjaga kebersihannya. Filing cabinet yang bersih bukan menjaga penampilannya, tetapi juga membantu mencegah kerusakan akibat debu dan kotoran yang menumpuk. Bersihkan permukaan luar dan dalam laci filing cabinet secara berkala menggunakan kain lembut dan pembersih yang sesuai. Untuk filing cabinet berbahan logam, cukup gunakan kain lembab atau pembersih berbahan dasar air. Sementara itu, filing cabinet berbahan kayu sebaiknya membersihkannya dengan cairan pembersih khusus kayu agar tidak merusak lapisan permukaan atau menyebabkan lapuk.
Selain itu, bersihkan bagian-bagian tersembunyi seperti rel laci dan pegangan. Rel laci yang kotor bisa menyebabkan tarikan menjadi seret atau macet. Pembersihan secara teratur minimal seminggu sekali akan membuat filing cabinet tetap berfungsi dengan baik dan terlihat profesional.
2. Hindari Beban Berlebih
Meskipun filing cabinet memiliki fungsi untuk menyimpan dokumen, namun setiap jenis lemari pasti memiliki batas kapasitas bebannya masing-masing. Jika menyimbang beban melebihi kapasitas, ini dapat menyebabkan deformasi struktur lemari, merusak rel laci, dan mempercepat keausan engsel. Untuk mencegah hal ini, sebaiknya distribusikan beban secara merata dan jangan menjejalkan terlalu banyak dokumen dalam satu laci.
Baca Juga: Beri Perlindungan Optimal Dengan Filling Cabinet Anti Api
Gunakan map, folder, atau kotak arsip untuk mengelompokkan dokumen agar lebih tertata dan tidak menumpuk tanpa sistem. Jika dokumen yang harus disimpan terlalu banyak, pertimbangkan untuk menambah unit filing cabinet baru daripada memaksakan satu lemari menyimpan semuanya.
3. Jauhkan dari Paparan Langsung Sinar Matahari dan Kelembapan
Sinar matahari langsung dapat menyebabkan permukaan filing cabinet menjadi pudar, retak, atau bahkan melengkung, terutama pada lemari berbahan kayu atau plastik. Oleh karena itu, letakkan filing cabinet di tempat yang tidak terkena sinar matahari secara langsung. Selain itu, kelembapan tinggi juga bisa menyebabkan korosi pada filing cabinet logam dan membuat kayu cepat lapuk dan berjamur.
Upayakan untuk menempatkan filing cabinet di ruangan yang memiliki sirkulasi udara yang baik dan kelembapan terkontrol. Jika perlu, gunakan pengering udara (dehumidifier) atau silica gel di sekitar area penyimpanan untuk menjaga kestabilan kelembapan.
4. Perhatikan Fungsi Mekanis: Rel, Engsel, dan Kunci
Bagian mekanis filing cabinet seperti rel laci, engsel, dan sistem pengunci sering kali luput dari perhatian dalam perawatan. Padahal, komponen-komponen ini sangat memengaruhi kenyamanan dan keamanan penggunaan.
Untuk rel laci, berikan pelumas seperti minyak pelumas ringan (misalnya WD-40) secara berkala agar tetap lancar saat membuka dan menutupnya. Pastikan juga bahwa rel tidak terhalang oleh benda asing seperti klip kertas, debu, atau potongan kertas. Engsel juga perlu anda lumasi dan periksa, apakah ada tanda-tanda keausan.
Sementara itu, periksa sistem kunci secara rutin. Pastikan kunci berfungsi dengan baik dan tidak macet. Jika anak kunci mulai sulit diputar, segera berikan pelumas atau pertimbangkan untuk mengganti silinder kunci jika kerusakan sudah parah.
5. Hindari Menggunakan Laci Sebagai Tumpuan Berat
Beberapa orang memiliki kebiasaan menggunakan filing cabinet sebagai tumpuan untuk menyimpan benda lain di atasnya. Kebiasaan ini bisa sangat merusak struktur lemari, apalagi jika barang tersebut memiliki beban terlalu berat. Jangan juga menjadikan filing cabinet sebagai alat pijakan jika anda ingin menjangkau sesuatu yang tinggi. Karena rel laci yang tidak dirancang untuk menahan beban tubuh manusia. Laci yang dipaksa menahan beban berat dapat menjadi bengkok, longgar, atau bahkan patah.
Selain itu, jangan membuka beberapa laci sekaligus pada filing cabinet bertingkat. Hal ini dapat menyebabkan ketidakseimbangan dan risiko lemari terguling ke depan. Untuk menghindarinya, bukalah satu laci dalam satu waktu, terutama jika laci-laci tersebut terisi penuh.
6. Gunakan Pelindung Tambahan
Untuk menambah perlindungan, terutama jika filing cabinet digunakan di lingkungan yang mudah kotor atau lembap, Anda bisa menambahkan pelindung seperti alas plastik pada bagian bawah lemari, atau pelapis anti gores di permukaan atas. Jika lemari berbahan logam, mempertimbangkan pengecatan ulang secara berkala juga bisa menjadi bentuk perawatan jangka panjang.
Untuk filing cabinet kayu, pemolesan dengan cairan khusus furnitur bisa membantu menjaga kilap dan memperpanjang usia pakainya. Gunakan juga penutup atau pelindung sudut jika filing cabinet sering dipindah-pindah, agar tidak mudah tergores atau rusak saat bersentuhan dengan permukaan keras lainnya.
7. Lakukan Pemeriksaan Berkala
Merawat filing cabinet bukan hanya tentang kebersihan atau pelumasan mekanis, tetapi juga berkaitan dengan pemantauan rutin terhadap kondisi keseluruhan lemari. Lakukan pemeriksaan bulanan untuk mengecek apakah ada bagian yang mulai rusak, berkarat, longgar, atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dengan deteksi dini, Anda bisa melakukan perbaikan kecil sebelum kerusakan bertambah parah dan memerlukan penggantian unit baru.
Periksa juga kondisi dokumen di dalamnya. Pastikan tidak ada kelembapan, jamur, atau serangga yang bisa merusak arsip penting. Hal ini menjadi krusial jika anda menggunakan filing cabinet untuk menyimpan dokumen jangka panjang seperti surat-surat legal, kontrak, atau dokumen kepemilikan.
Dengan memahami Cara Merawat Filling Cabinet di atas, anda juga akan menyadari bahwa filing cabinet adalah investasi jangka panjang. Memberikan perawatan seharusnya menjadi bagian dari rutinitas kantor atau ruang kerja pribadi Anda. Mulailah dari langkah-langkah sederhana hari ini, dan Anda akan merasakan manfaat jangka panjangnya.
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
