Lemari arsip adalah perabot atau perangkat yang sangat berguna untuk menyimpan dokumen atau arsip secara terorganisir dan aman. Penggunaan lemari arsip sangat penting, terutama untuk pengelolaan dokumen dan arsip di berbagai lingkungan kerja maupun organisasi.
Dengan adanya sistem penyimpanan yang terstruktur, seperti lemari, laci atau rak khusus, dokumen bisa dikelompokkan berdasarkan kategori, tanggal, atau jenisnya. Ini memudahkan Anda saat ingin mencari dokumen saat dibutuhkan, sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari arsip tersebut.
Apa sih Fungsi Lemari Arsip?
Fungsi utama dari lemari arsip adalah untuk menyimpan dokumen atau arsip-arsip penting, baik itu dalam bentuk kertas, Map, folder, atau lain sebagainya. Meskipun bentuknya hampir mirip dengan lemari biasanya, tapi umumnya lemari arsip terbuat dari material yang lebih kuat dan tahan lama, seperti baja, besi, atau aluminium. Semua bahan itu dapat memastikan dokumen yang disimpan terlindung dengan baik. Lemari ini juga sering dirancang untuk menahan beban yang lebih berat dibandingkan lemari biasa yang umumnya terbuat dari bahan lebih ringan seperti kayu atau plastik.
Baca Juga: Cara Merawat Lemari Arsip Sangat Mudah
Bukan hanya sekadar menyimpan dokumen saja, lemari arsip juga bisa membantu Pengorganisasian Arsip-arsip penting yang dapat disusun berdasarkan katagori tertentu. Dengan adanya lemari arsip yang terorganisir, waktu pencarian dokumen dapat dipersingkat, meningkatkan efisiensi kerja.
Selain itu, lemari arsip juga memberikan keamanan pada setiap dokumen yang ada di dalamnya. Pintu lemari arsip biasanya dilengkapi dengan mekanisme penguncian yang menjaga agar hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen di dalamnya. Ini membedakan lemari arsip pintu dengan lemari biasa yang mungkin tidak dilengkapi sistem penguncian yang sekuat itu. Bahkan beberapa diantaranya, dapat melindungi dokumen dari ancaman kebakaran ataupun banjir.
Manfaat menggunakan Lemari Arsip
Jangan ragu untuk menggunakan lemari arsip dalam ruang kantor atau Perusahaan Anda. Karena menggunakan lemari arsip memiliki banyak manfaat, lebih dari sebagai tempat penyimpanan arsip saja.
Tanpa lemari arsip, dokumen akan berserakan di meja atau di ruang kerja, yang dapat membuat lingkungan menjadi berantakan dan tidak efisien. Lemari arsip membantu mengatur ruang kerja dengan lebih rapi dan efisien, memungkinkan ruangan digunakan dengan lebih optimal. Kebersihan dan kerapian ruang kerja tentunya akan membangun kesan terhadap Perusahaan, apalagi jika Perusahaan itu bergerak di bidang jasa.
Di banyak industri, terutama yang berkaitan dengan keuangan, kesehatan, atau hukum, ada regulasi yang mengharuskan organisasi tersebut untuk menyimpan arsip khusus untuk jangka waktu tertentu. Penggunaan lemari arsip memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut disimpan dengan benar dan dapat diakses bila diperlukan sesuai dengan ketentuan hukum atau kebijakan perusahaan. Keamanan yang ditawarkan lemari arsip, bisa meminimalisir kehilangan. Kehilangan dokumen penting bisa berdampak negatif terhadap kelangsungan bisnis atau reputasi organisasi
Apakah Lemari Arsip Masih dibutuhkan di era digital?
Memasuki era dimana semua hal sudah dapat dilakukan digitalisasi, membuat Perusahaan mungkin berpikir ulang untuk membeli lemari arsip. Padahal, meskipun data, dokumen, dan arsip kini bisa disimpan secara digital, tapi penggunaan fisik dari dokumen belum bisa dihapuskan begitu saja. Tidak semua dokumen dapat dilakukan digitalisasi dengan mudah. Sampai akhirnya dokumen-dokumen itu bisa disimpan secara digital, maka fisiknya harus tetap disimpan dengan baik dan aman dalam waktu tertentu di lemari arsip.
Selain itu, penyimpanan secara digital belum tentu terjamin keamanannya. Sering kali banyak data-data hilang karena terjadi kerusakan pada perangkat, baik perangkat keras maupun lunak. Itulah mengapa, penting untuk menyimpan dokumen cadangan dalam bentuk fisik. Lemari arsip dapat digunakan untuk menyimpan salinan fisik dokumen sebagai langkah pengamanan tambahan jika data digital hilang atau rusak.
Beberapa dokumen, seperti kontrak, akta notaris, atau dokumen hukum lainnya, sampai saat ini bahkan masih sering diperlukan dalam bentuk fisik dan memerlukan penyimpanan yang aman dan terorganisir. Jadi, meskipun hidup di era digitalisasi, penggunaan lemari arsip di perkantoran tetaplah penting.
Dengan memilih lemari arsip yang tepat sesuai kebutuhan, Anda dapat memastikan pengelolaan arsip berjalan dengan baik dan efektif. Pilih lemari arsip yang sesuai kebutuhanmu di PT Cahaya Mustika Internesia. Kami distributor peralatan kantor terlengkap di Jakarta, siap membantu Anda menyiapkan pengadaaan lemari arsip demi kesuksesan bisnis Anda kedepan. Hubungi kami sekarang!
“Cahaya Mustika Internesia Solusi Kebutuhan Kantor Anda“
Jl. KH. Moh. Mansyur No. 202H RT 01 / RW 06
Tanah Sereal, Kec. Tambora
Kota Jakarta Barat
DKI Jakarta 11210
Admin : +62 811-3791-1115
